Er bestaan nagenoeg geen bedrijven meer die niet digitaal werken. Om ook als digitaal bedrijf groei te realiseren is het van belang dat de digitale bedrijfsprocessen soepel verlopen. Dit is zelfs een vereiste om je bedrijf toekomstbestendig te houden. Het digitale proces optimaliseren doe je met behulp van een goed Document Management Systeem (DMS). Dit systeem is een steunpilaar als het gaat om het optimaliseren van je bedrijfsprocessen. Maar hoe werkt dit precies? Dat lees je in dit blog.
Wat is een DMS?
Een DMS is een centrale digitale plek waar vanuit je documenten beheert, digitaliseert en stroomlijnt. Hiermee zorg je dat belangrijke informatie altijd snel en overzichtelijk te vinden is. Met een Document Management Systeem zorg je er bijvoorbeeld voor dat informatie veilig en effectief beheerd wordt. Dit gebeurt onder meer door geavanceerde zoekmogelijkheden, strenge beveiligingsinstellingen en de inzet van een werkstroom. Al deze mogelijkheden zorgen ervoor dat de bedrijfsprocessen worden geoptimaliseerd, wat een organisatie uiteindelijk veel geld en tijd bespaart.
Beter documentbeheer met behulp van een DMS
Een veelvoorkomend probleem als het gaat om documentbeheer binnen organisaties is dat verschillende medewerkers werken vanuit een verschillende versie. Met een DMS is dit probleem direct verholpen. Met zo’n systeem werken alle medewerkers namelijk vanuit één centrale bron en is het mogelijk om op hetzelfde moment aan een document te werken. Dit zorgt dat er altijd één juiste en up-to-date versie is. Het DMS zorgt er vervolgens voor het document op een veilige manier op de juiste plek terecht komt.
Soepele factuurverwerking
Een ander mooi praktijkvoorbeeld van een bedrijfsproces dat in veel bedrijven makkelijk geoptimaliseerd kan worden met behulp van een DMS, is die van de factuurverwerking. Omdat dit vaak handmatig gebeurt, kost dit op jaarbasis veel tijd en dus ook veel geld. Terwijl juist factuurverwerking heel geschikt is om in een digitaal bedrijfsproces te gieten. Het inboeken, betalen en archiveren van een factuur kan met behulp van een Document Management Systeem heel makkelijk worden geautomatiseerd. Dit zorgt niet alleen voor tijdwinst, maar verkleint de risico’s op menselijk fouten ook aanzienlijk.
De grote voordelen van een DMS als het gaat om optimale bedrijfsprocessen
Elk bedrijf streeft naar volledig geoptimaliseerde bedrijfsprocessen. Een Document Management Systeem biedt hiervoor veel en belangrijke handvatten. Het automatiseert zoveel mogelijk processen door gebruik te maken van werkstromen. Zo kan er geen stap in een bedrijfsproces over het hoofd worden gezien. Dit maakt de taken voor iedereen binnen het bedrijf eenvoudiger en efficiënter uit te voeren.